5 tipov, ako využiť spisové dosky

Strávite viac času hľadaním dokumentov než prácou? Správne zorganizovaná kancelária je kľúčom k efektivite, produktivite a tiež ušetrí váš čas. Spisové dosky sú skvelým spôsobom, ako si bezpečne archivovať dôležité dokumenty.

Spisové dosky upracú každú kanceláriu. Tvrdý kartónový obal zabráni poškodeniu spisov a zachová ich v bezpečí. Vďaka správne zvolenému systému bude zakladanie i hľadanie v doskách hračkou.

Každý papier má svoje miesto

Pri archivácii dokumentov je najdôležitejšie, aby ste presne vedeli, kde sa čo nachádza. Vytvorte si vo svojej kancelárii jasný a zrozumiteľný systém, s ktorým oboznámte i kolegov.

Spisové dosky zakladajte podľa rovnakého systému. Je praktické vytvoriť prehľadný plán archivácie, vďaka ktorému rýchlo vyhľadáte to, čo práve potrebujete. Čím väčšia je vaša kancelária, o to viac je tento krok podstatnejší.

Rozdeľte archiváciu na kategórie

Či už pracujete s evidenciou zásob, v mzdovej učtárni, alebo komunikujete s odberateľmi, vo vašom systéme si vytvorte kategórie a podkategórie.

Pre prehľadnosť použite farby, pre rýchlosť hľadania štítky

Pri kategóriách a podkategóriách siahajte po farebných spisových doskách. Čierne môžu napríklad reprezentovať prijaté faktúry, modré zas vystavené.

Pre rýchlejšie hľadanie nalepte na vrch spisových dosiek vytŕčajúce štítky. Takto môžete zaviesť abecedné alebo chronologické zoraďovanie.

Spisové dosky riadne označte

Na prednú stranu dosiek napíšte, čo konkrétne sa v doskách nachádza. Bude sa vám tak jednoduchšie hľadať i zakladať.

Ak budete popisy na dosky tlačiť z počítača, zvoľte vždy rovnaký font, veľkosť a farbu písma. Ak na ne budete písať rukou, snažte sa zachovať rovnaký štýl.

Nechajte v doskách dostatok miesta

V spisových doskách nechajte dostatok miesta pre ďalšie dokumenty. Majte vo svojej kancelárii vždy dostatok dosiek, aby sa nestalo, že dôležité dokumenty nebudete mať kam založiť.

Nezabudnite tiež raz za čas prejsť archivované dokumenty a skartovať nepotrebné papiere, prípadne ich presunúť na iné miesto.

V ponuke spisových dosiek od nás nájdete niekoľko typov – napríklad v prevedení s gumičkami alebo šnúrkami. Vybrať si tiež môžete zo širokej farebnej palety, ktorá vašu archiváciu uľahčí.